n8n, Zapier o Make: differenze, costi e quale scegliere

Se stai per automatizzare un pezzo del lavoro della tua azienda, il primo bivio è quasi sempre questo: n8n, Zapier o Make. Sono tre strumenti che fanno la stessa cosa di base, collegare le app che usi e far eseguire una serie di passaggi senza che nessuno intervenga. Cambiano il modo in cui lo fanno, il modo in cui ti fanno pagare e quanto lavoro chiedono a chi li mantiene.

Qui ti spiego le differenze che contano davvero, con i prezzi ufficiali che ho verificato io e la data in cui l’ho fatto, e come scelgo io quando mi tocca farlo per un progetto.

Cosa hanno in comune e cosa cambia davvero

Tutti e tre ragionano allo stesso modo. C’è un evento che fa partire il flusso, per esempio un modulo compilato sul tuo sito. Poi una serie di passaggi: cercare un dato, trasformarlo, scriverlo in un CRM, mandare un’email, avvisare una persona. In mezzo puoi mettere condizioni: se il contatto viene da Roma fai una cosa, altrimenti un’altra.

La differenza non sta in cosa possono fare, perché per la maggior parte dei casi aziendali possono fare tutti la stessa cosa. Sta in quattro punti:

• Quanto è facile costruire il primo flusso. Zapier è il più immediato, Make il più visivo, n8n il più tecnico.
• Quanta logica puoi mettere in un flusso. Con flussi ramificati, cicli e controlli sugli errori, Make e n8n hanno più margine. Zapier tende a essere più lineare.
• Dove girano e dove passano i dati. Zapier e Make sono servizi ospitati da loro. n8n si può usare ospitato da n8n o installare su un server tuo.
• Come ti fanno pagare. Ed è il punto che porta più sorprese, e ti spiego perché subito sotto.

Quanto costano n8n, Zapier e Make

I prezzi che leggi qui sono quelli delle pagine ufficiali, consultate il 22 ottobre 2026. I listini cambiano spesso, perciò prima di decidere controlla sempre la pagina del fornitore: ti lascio i collegamenti.

Note per leggere la tabella:

• n8n mostra i prezzi in euro. Zapier e Make in dollari. Con pagamento mensile invece che annuale i prezzi di Zapier sono più alti: a ottobre 2026 il Professional parte da 29,99 $ e il Team da 103,50 $.
• Tutte le cifre sono i prezzi di partenza di ogni piano. Salgono quando alzi i volumi.
• Per Make, la pagina pubblica 10.000 crediti al mese come base di ogni piano a pagamento: la differenza fra Core, Pro e Teams sta nelle funzioni, non nel volume.
• n8n Business è disponibile solo su server proprio. Per ogni blocco in più da 300.000 esecuzioni la pagina indica 4.000 €: non è un piano per chi comincia.

Fonti: n8n, Zapier, Make.

Il punto che porta più sorprese: cosa conta ogni strumento

I tre strumenti misurano il consumo in modo diverso, ed è il motivo per cui due prezzi di listino simili possono dare conti molto diversi.

• n8n conta le esecuzioni: ogni volta che un flusso parte e arriva in fondo conta una esecuzione, indipendentemente da quanti passaggi ha. Lo dice la pagina dei prezzi: il costo si basa sulle esecuzioni mensili, a prescindere dalla complessità.
• Zapier conta i task, cioè le azioni che il flusso compie.
• Make conta i crediti: ogni azione che un passaggio compie consuma di norma un credito, e alcune funzioni avanzate con l’AI ne consumano di più. I passaggi di instradamento e di gestione degli errori non vengono contati.

Zapier, Make e n8n: dove rende ciascuno

Zapier rende quando serve un’automazione in funzione in fretta e i passaggi sono pochi e lineari: un modulo che finisce in un foglio e manda un’email. Ha moltissime integrazioni pronte e si impara in poco tempo. Il limite arriva quando il flusso cresce: il piano Free si ferma a due passaggi e, con molti passaggi e molti volumi, il conto sale in fretta, perché ogni azione è un task.

Make sta a metà strada. Il flusso si disegna su una mappa visiva con rami, filtri e cicli, ed è più economico di Zapier a parità di volumi. Il limite è che la mappa si complica quando il flusso cresce, e il conto in crediti richiede attenzione: un flusso che attraversa una lista di cento elementi consuma cento volte i crediti di un passaggio singolo.

n8n è il più flessibile: flussi lunghi e ramificati, un pezzo di codice dove le integrazioni pronte non bastano, collegamento a qualsiasi servizio con un’interfaccia pubblica, e la possibilità di installarlo su un server tuo. Il costo di questa libertà è la competenza: se scegli la versione da installare tu, infrastruttura, installazione e manutenzione sono tue, come dice la stessa documentazione.

Simulazione: quanto costa lo stesso flusso su ciascuno

Un conto concreto vale più di un listino. Prendo un flusso tipico: arriva un contatto da un modulo, lo cerchi nel CRM, lo crei o lo aggiorni, mandi un’email di conferma e avvisi una persona. Sono un avvio e quattro azioni. I prezzi sono quelli delle pagine ufficiali, consultate il 22 ottobre 2026, con pagamento annuale; i volumi e il flusso sono un’ipotesi mia.

Il conteggio segue le regole spiegate sopra. A volumi bassi le differenze sono di pochi euro. A volumi alti, con flussi lunghi, il modello di n8n pesa molto meno: nella seconda colonna, 50 € contro 289 $.

Il costo vero del self-hosting di n8n

Installare n8n sul tuo server toglie il canone, ma non il costo. Le voci sono tre.

• Il server. Secondo il listino di Hetzner, che ha centri dati in Germania e Finlandia, i server cloud più piccoli partono da 5,99 € al mese, IVA esclusa.
• Il tempo di chi lo cura. Aggiornamenti, copie di sicurezza, controlli quando qualcosa si ferma. Qui una cifra di fonte non c’è, e ti do un calcolo con un’ipotesi mia: se bastassero due ore al mese a una tariffa di consulenza di 120-200 € l’ora (Unidevs, maggio 2026), sarebbero 240-400 € al mese.
• La responsabilità. Se qualcosa si rompe o i dati vanno persi, nessun fornitore risponde per te.

Conclusione onesta: a pochi flussi e volumi bassi, il piano ospitato da 20 € costa meno di un server curato bene. Il self-hosting comincia a ripagarsi con volumi alti, con molti flussi, o quando serve tenere i dati sotto il tuo controllo e c’è già chi sa mantenerlo. Per il piano Business, che n8n offre solo su server proprio, il listino parte da 667 € al mese per 40.000 esecuzioni.

Tre profili di azienda

Uno studio o un’attività piccola, con uno o due flussi lineari e qualche centinaio di avvii al mese. Zapier o Make bastano e costano poche decine di euro; n8n Cloud Starter, a 20 €, è un’alternativa se c’è chi sa costruire i flussi. Qui conta la semplicità.

Una PMI con vendite, CRM e campagne, con qualche migliaio di avvii e flussi a più rami. Make o n8n Cloud sono i candidati: gestiscono bene la logica e tengono il conto sotto controllo. È il profilo di FF Consulting, dove i contatti dei moduli pubblicitari arrivavano nel CRM in tempo reale, con la scheda già compilata.

Un’azienda con volumi alti o dati sensibili, con decine di migliaia di avvii o con obblighi sul trattamento dei dati. n8n su un server in Europa, mantenuto da qualcuno di competente, ha il rapporto migliore fra costo e controllo.

Dove passano i dati, e che cosa dice il GDPR

Se nei flussi passano dati personali di clienti, la domanda non è solo quanto costa lo strumento ma dove finiscono i dati. Due punti fermi, con le fonti.

• I dati personali possono circolare dall’UE verso le aziende statunitensi che aderiscono al Data Privacy Framework, in base alla decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023. Se il fornitore non aderisce, serve un altro strumento di trasferimento, e vale la pena chiedere quale.
• n8n pubblica un accordo sul trattamento dei dati già predisposto, da scaricare, firmare e restituire. Per Zapier e Make la strada è la stessa: l’accordo e l’elenco dei sub-responsabili vanno letti sulle pagine del fornitore, e io non li riporto qui perché cambiano.

Con n8n su un server tuo in Europa il percorso dei dati è più semplice da documentare, ma la responsabilità diventa tua. Qualunque strada tu scelga, se tratti dati personali conviene coinvolgere chi si occupa di privacy nella tua attività prima di scegliere. Non è un parere legale.

Cosa fa salire il costo, oltre al canone

Il canone è la voce che vedi, e di solito non è la più grossa. Pesano di più il tempo per costruire un flusso con rami, controlli sugli errori e dati da ripulire; il numero di strumenti collegati, perché ogni integrazione in più è un punto che si può rompere; la manutenzione, perché i campi cambiano e gli accessi scadono e un flusso che nessuno controlla prima o poi si ferma; e l’AI dentro il flusso, che si paga a consumo (ne parlo in quanto costa un agente AI). La scorciatoia migliore è automatizzare meno, ma meglio: un flusso che toglie una vera fatica vale più di dieci che nessuno guarda.

Come scegliere: le domande che mi faccio

Cosa uso io

Lavoro soprattutto con n8n, e quando ha più senso uso Make, Zapier o uno script su misura. Non ho una preferenza di principio: scelgo in base a complessità, costo nel tempo e a dove devono stare i dati. Per i progetti che seguo, n8n è spesso la scelta, perché i flussi sono lunghi, devono collegarsi a campagne e CRM e conviene controllare cosa succede a ogni passaggio. Se un cliente ha già Zapier e fa bene il suo lavoro, non lo tolgo per principio.

Per riassumere

• Pochi passaggi, volumi bassi: Zapier. Flussi con rami e un po’ di logica: Make. Flussi lunghi o frequenti, controllo sui dati e qualcuno che sa mantenere: n8n.
• In ogni caso, parti da un solo flusso, quello che ti costa di più oggi, e guardalo lavorare prima di aggiungerne altri.

Se vuoi capire quale automazione convenga costruire per prima, o vuoi che la costruisca io, la trovi descritta in AI e automazioni. Se stai ragionando anche su un agente che risponde o classifica i messaggi, leggi quanto costa un agente AI per un’azienda. E per far lavorare insieme email e automazioni c’è quanto costa l’email marketing.